· 7 мин чтения
Управление запасами: первая закупка и пополнение
До открытия магазина или кофейной точки легко потратить весь товарный бюджет на первую партию. Управление запасами помогает решить, что купить сейчас, когда заказать следующую поставку и сколько денег оставить на нее. Ниже — порядок действий для первого бизнеса и условный расчет на расходниках.
Составьте первую закупку до оплаты поставщику
Запасы — это товары для продажи, сырье и расходники, без которых вы не сможете выполнить заказ. В кофейной точке к ним относятся зерно, ингредиенты, стаканы и крышки. Отсутствие дешевой крышки может помешать продаже напитка, хотя дорогого зерна еще достаточно. Поэтому список закупки составляйте по всему процессу обслуживания покупателя.
Выпишите, что потребуется для каждой позиции меню или каждого вида заказа. Для расходников укажите расход на одну продажу; для магазина разделите товары по вариантам, которые покупатель выбирает отдельно. Остаток всех футболок вместе не объяснит, есть ли нужный размер. Проверьте также совместимость: запас стаканов бесполезен, если к ним не подходят купленные крышки.
- Для каждой позиции запишите название, единицу учета и упаковку поставщика. Если покупаете коробками, а расходуете штуками, укажите количество штук в коробке.
- Уточните минимальный заказ, срок от отправки заявки до готовности товара к использованию, стоимость доставки и порядок оплаты.
- Отдельно отметьте условия хранения, срок годности и место, которое займет партия. Проверьте их по сведениям производителя и поставщика.
- Разделите обязательный ассортимент для запуска и позиции, которые можно добавить после первых продаж. Для каждой отложенной позиции запишите, какие запросы покупателей станут основанием ее заказать.
До открытия собственной истории продаж нет. Составьте несколько сценариев расхода и подпишите их как предположения. Можно использовать результаты пробных продаж или данные сопоставимой точки, если понятны ее место, график и ассортимент. Прогноз франчайзера тоже проверяйте на этих условиях. Большая посещаемость другого магазина сама по себе не подтверждает ваш будущий спрос.
Смету первой партии считайте по подтвержденным ценам: сумма произведений количества каждой позиции на ее закупочную цену плюс доставка и другие известные расходы на получение. Затем проверьте остаток денег после оплаты аренды, оборудования и обязательных платежей. Если следующую закупку можно оплатить только при выполнении лучшего прогноза продаж, уменьшите стартовый ассортимент или пересмотрите условия поставки.
Разделите остаток на полке и уже заказанный товар
Для небольшой точки начните с таблицы, в которой каждое движение можно объяснить. Столбцы: позиция, единица учета, остаток на начало, поступление, расход или продажи, списание, остаток на конец, заказано у поставщика, ожидаемая дата. Для товаров под заказ добавьте резерв покупателя. Назначьте человека, который вносит операции, и время сверки.
Расчетный остаток = остаток на начало + поступление − расход − списание. Возврат пригодного товара учитывайте отдельным поступлением. Поврежденные и непригодные единицы исключайте из доступного количества. Когда фактический пересчет расходится с таблицей, найдите пропущенную приемку, продажу или списание; без объяснения расхождения следующий заказ будет основан на неверных данных.
У товара в пути должно быть подтверждение количества и срока. Он еще не лежит на полке, но забытый открытый заказ приведет к повторной покупке. В документации МоегоСклада показано, почему нужно проверять настройки: внутренний заказ на пополнение рассчитывается от фактических остатков, а учет резервов и ожиданий выбирается при дальнейшем заказе поставщику. Название кнопки само по себе не объясняет формулу.
Отдельно записывайте ситуации, когда покупатель хотел товар, а его не было. Низкие продажи в такой день нельзя принимать за низкий спрос. Для новой точки это особенно существенно: короткая история, испорченная отсутствием товара, может заставить вас снова заказать слишком мало.
Рассчитайте момент заказа и размер партии отдельно
Точка заказа показывает, при каком уровне запасов пора оформлять пополнение. Базовая формула: средний дневной расход × срок пополнения в днях + страховой запас. Такой расчет описан в руководстве Shopify. Страховой запас нужен на отклонение расхода или задержку доставки; его размер выбирают под конкретный риск. Одинаковый процент для всех товаров здесь не обоснован.
Допустим, точка расходует 40 стаканов в день. От заказа до получения проходит 3 календарных дня. Владелец условно выделил запас еще на 2 дня обычного расхода: 40 × 2 = 80 стаканов. Точка заказа = 40 × 3 + 80 = 200 стаканов. При таком остатке и отсутствии других ожидаемых поставок пора отправлять заказ.
Количество в новом заказе выбираем отдельно. Для примера партия покрывает 7 дней обычного расхода: 40 × 7 = 280 стаканов. За 3 дня ожидания будет использовано 120 стаканов, останется 200 − 120 = 80. После получения партии станет 80 + 280 = 360 стаканов. Через 4 дня расхода остаток снова достигнет 200, и можно отправлять следующий заказ по тому же правилу.
Если условная закупочная цена стакана равна 5 ₽, партия стоит 280 × 5 = 1 400 ₽ без доставки. Это пример арифметики, не рыночная цена. Реальное количество округлите под упаковку поставщика, затем заново посчитайте стоимость и проверьте место хранения. Минимальная партия может оказаться больше расчетной потребности.
Если поставка теперь занимает 5 дней, при прежнем расходе и страховом запасе точка заказа вырастет до 40 × 5 + 80 = 280 стаканов. Если поставщик задерживает уже отправленный заказ, сначала выясните новую дату: увеличение будущего порога не устранит сегодняшний недостаток. Проверьте, хватит ли фактического остатка до поступления, и ищите доступную замену при угрозе остановки.
Перед повторным заказом учитывайте подтвержденные поставки, которые успеют прийти до исчерпания остатка. Товар в пути с неопределенной датой нельзя считать надежным покрытием потребности. При проверке остатков только раз в неделю приведенная ежедневная схема не подходит: нужно дополнительно покрыть расход до следующей проверки. Для сезонного товара, скоропортящихся продуктов и редких крупных заказов также потребуется другой прогноз.
После запуска проверяйте причины излишков и нехватки
- Сопоставьте фактический расход с прогнозом по каждой позиции. Отметьте акции, выходные и дни отсутствия товара, чтобы не переносить случайный результат на весь следующий период.
- Проверьте фактические сроки поставок. Учитывайте сборку заказа, дорогу и приемку, а также дни, когда поставщик не принимает заявки.
- Найдите позиции, которые долго лежат без движения. До новой закупки выясните, мешают ли продажам цена, ассортимент или отсутствие спроса.
- Для критичных расходников проверьте замену и возможность срочного пополнения. Не заказывайте аналог до проверки его совместимости с оборудованием и остальными материалами.
- Обновите правило закупки и денежный план. Сохраните дату изменения и причину, чтобы позже сравнить ожидание с результатом.
Для оценки текущего покрытия разделите пригодный остаток на ожидаемый дневной расход. Это покажет, на сколько дней его хватит при выбранном сценарии. Если расход нулевой или сильно колеблется, такое среднее мало помогает: разберите конкретные заказы и периоды. Не увеличивайте закупку только ради скидки, пока не посчитаны дополнительные деньги в товаре и риск непроданного остатка.
Сравните поставки при самостоятельном запуске и франшизе
При самостоятельном открытии вы выбираете поставщиков и собираете ассортимент. Во франшизе часть этих решений может быть задана договором. Сравните минимальную стартовую партию, обязательные последующие закупки, срок доставки, возможность замены поставщика и порядок работы с остатками. Устное обещание помочь с закупкой уточните до конкретного действия и ответственного.
Для кофейного формата можно посмотреть действующую карточку «Кофелар» в каталоге: https://franch-biz.ru/franchise/coffelar/. В ней заявлены поставка оборудования и ингредиентов, обучение партнера. Это повод запросить состав первой поставки, упаковку расходников и условия пополнения. Наличие такого описания не подтверждает, что закупочная партия подойдет вашей локации. Кликабельная ссылка на карточку приведена в источниках ниже.
Перед оплатой составьте собственную ведомость первой закупки и следующего заказа. Покажите поставщику или франчайзеру расчет расхода и попросите подтвердить сроки и ограничения. Если минимальный заказ требует денег, которых нет в вашем бюджете, сравните другой формат в каталоге до подписания договора.
Короткие ответы
Можно ли начать управление запасами в обычной таблице?
Для небольшого списка позиций таблица позволяет проверить логику закупки. Записывайте все поступления, расход и списания, сверяйте фактическое наличие. Когда несколько сотрудников или каналов продаж перестают успевать обновлять данные, выбирайте систему по конкретным операциям, которые нужно связать.
Точка заказа и размер заказа — одно и то же?
Точка заказа определяет момент пополнения, размер партии — количество для покупки. В условном примере порог составляет 200 стаканов, партия — 280. Размер ограничивают упаковка, бюджет, место хранения и срок использования товара.
Как выбрать страховой запас до первых продаж?
Сначала задайте явное предположение о расходе и возможной задержке. Проверьте, сколько стоит такой резерв и можно ли хранить его без потерь. После запуска пересматривайте предположение по фактическим данным. Универсального числа дней для любого бизнеса нет.
